Congos intern · vertrouwelijk

Actieplan Agus

Van 105 ongefilterde taken naar een werkbare week. Drie sporen: nu lucht, deze maand structuur, en de oorzaak bij de bron.

3 juli 2026 Bijgewerkt: 7 juli · sessie 2 Bron: restaurantgesprek + ClickUp-analyse Eigenaar: Stefan

105open taken bij Agus, over 25 lijsten en 15+ klanten

37taken afgerond in mei + juni. Het tempo is niet het probleem

≤ 40doel: open taken binnen 2 weken na de triagesessie

7taken maximaal op de Nu-lijst per week

Diagnose

Waarom dit plan

Wat ClickUp laat zien

Tientallen taken overdue; oudste cluster uit januari en maart. 45 taken zonder due date.
Reviews blijven eindeloos hangen, zelfs op "approved". Geen afsluitritme.
Vrijwel alles op prioriteit "normal": een gehackte server naast een pdf-klusje.

Wat het gesprek opleverde

Werk komt deels via Stefan, deels vist Agus zelf. Niemand bewaakt de volgorde.
Al besloten: PM-kandidaat in beeld, Riot Byte neemt ~50 uur VSM per maand over.
Geen werkmethode: "de werkmethoden van de waan van de dag".

"Ik weet ook niet wat er is afgesproken, en daar komt die chaos voor mij ook vandaan. Dan moet ik een beetje gaan aanvoelen wat het belangrijkste zal zijn. En soms maak ik een verkeerde keuze."
Agus, over de kern van zijn ontevredenheid

"Ik ben de pyromaan, dus ik ga dit niet kunnen oplossen."
Stefan, over waarom de oplossing niet alleen bij hemzelf kan liggen

Triage

Waar de 105 taken heen gaan

Voorstel per taak staat in het triagedocument. Als de sessie het voorstel volgt, is dit de verdeling en zit Agus in één middag ruim onder de 40.

7 Nu-lijst 16 reviews afronden 18 naar Riot Byte 35 plannen met echte datum 4 terugkerend maken 25 ijskast of sluiten

Uitvoering

Drie sporen

SPOOR 1

Deze week: Agus kan weer ademen

Acuut. Het bord leeg, één poort erin, een vast ritme eromheen.

1.1 ClickUp-triagesessie. Alle 105 taken langs drie stapels: Nu (max 7), Gepland (echte datum plus klantafspraak) en IJskast. Het voorbereide triagevoorstel aflopen, per rij beslissen. Stefan + Agusmaandag, 1,5 uur

1.2 Reviews opruimen. Alles wat langer dan 30 dagen in internal review, in revision, client review of approved hangt: afsluiten of expliciet terugzetten. Stefan + Agusin de triagesessie

1.3 Één intake-poort. Tot de PM er is komt al het nieuwe werk via Stefan. Elke taak krijgt bij aanmaak due date, prioriteit en verwijzing naar de klantafspraak. Geen uitzonderingen. Stefanper direct

1.4 Weekbespreking herstarten. Staat sinds januari open als taak. Maandagochtend, 30 minuten, uitkomst is de Nu-lijst van die week. Stefan + Aguswekelijks

1.5 WIP-limiet. Maximaal 2 taken tegelijk op "in progress". AgusStefan bewaakt

1.6 Signaalafspraak. Weet Agus niet wat prioriteit heeft, dan is de default vragen in plaats van aanvoelen. Stefan antwoordt dezelfde werkdag. Beidenper direct

SPOOR 2

Deze maand: structuur die de chaos niet laat teruggroeien

De besluiten uit het restaurant omzetten in werkende afspraken.

2.1 PM-traject. Eerst met Marijn bespreken, dan het kandidaatgesprek. Criteria uit jullie eigen gesprek: proactief bellen, brengt een methode van buiten mee, adaptief, AI-vaardig, herkent het probleem voordat het is uitgelegd. Stefan, Marijngesprek binnen 2 weken

2.2 Riot Byte-overdracht. Onboarding afronden en de ~50 uur VSM per maand zichtbaar maken in ClickUp: de 18 kandidaat-taken taggen en overdragen. Stefan + Agusbij start Riot Byte

2.3 Rolverdeling per klant. Voor De Waal, VSM, Euro Koffie, Pharme en NLfood vastleggen wie aan klantzijde product owner is en waar Congos wel en niet verantwoordelijk voor is. De les van De Waal: die duidelijkheid kwam pas toen het te laat was. Stefanbinnen 4 weken

2.4 Werkafspraken deploys. De bestaande taak prioriteit geven. Geen productiedeploys meer die 's avonds ad hoc besloten worden. Stefan + Agusbinnen 2 weken

SPOOR 3

Doorlopend: de Stefan-kant

Want de pyromaan blust de brand niet.

3.1 Coach. Stop met zoeken naar de perfecte: drie kandidaten shortlisten en met minstens één een kennismaking plannen. Stefanbinnen 6 weken

3.2 Nee of uitstel verkopen. Vaste lijn: consequenties uitleggen en de klant zelf laten kiezen. Agus: "Als je iemand uitlegt wat de consequenties zijn, maken ze zelf andere keuzes." Stefanper direct

3.3 Anton-gesprek.Afgerond
De toon richting Stefan en Agus benoemd. Gedaan op 3 juli. Stefangedaan

Voortgang

Sessie 1 · 6 juli

Eerste triagesessie uit spoor 1. Samen door de open taken gelopen: veel oude taken gearchiveerd of due date verwijderd, de rest geclusterd rond server- en app-updates, WordPress-onderhoud, De Waal-prijslijsten en VSM/Riot Byte. Aanpak: eerst filteren en archiveren, daarna prioriteren. De sessie is niet afgerond en gaat de volgende dag verder.

ACTIEPUNTEN

Wat er uit de eerste sessie kwam

Tien concrete vervolgacties met eigenaar en moment.

1 Gezamenlijke updatedag. Google-app en webapp bij Stefan, overige updates bij Agus. Voorrang wegens harde Google-deadline (~60 dagen vanaf 11 juni, anders dreigt deactivering). Aansluitend de structurele werkwijze afspreken. Stefan + Agusvr 31 juli, 10:00

2 MR reparatieoverzicht VSM beoordelen. Klant klaagt over traagheid; er staat een merge request klaar. Agusdeze week

3 De Waal-prijslijsten afstemmen met Anton. Vorm bepalen (pdf vs. in-app, alleen mutaties vs. volledige lijst) vóór de bouwstart. Stefanvoor bouwstart

4 Contractgesprek NL Food. Beleggen en de server- en contractinventarisatie meenemen. Ankerpunt voor de uitgestelde serverbesluiten. Stefan, Marijeeind augustus

5 Nieuwsbrief-uitbreiding De Waal. Afstemmen met de contactpersoon voordat prioriteit wordt bepaald. Bestaande layout is fragiel, voorzichtig mee. Stefannog te plannen

6 Guest user Riot Byte. Aanmaken in ClickUp en klanten juist uit ClickUp halen, voor meer controle over zichtbaarheid. Stefanrond start Riot Byte

7 Weekbespreking op maandag. Voortaan maandag in plaats van dinsdag; uitkomst is de Nu-lijst van die week. Stefan + Agusvanaf komende maandag

8 Triagesessie voortzetten. De lijst is niet af; de volgende dag verder, rond 11:00–12:00. Stefan + Agusvolgende dag

9 GitLab-update oppakken. Stefan neemt deze over van Agus. Stefandeze week

10 Serienummer-veld / assemblagefoto bij reparatie (De Waal). Uitzoeken en de vraag beantwoorden. Agusde volgende dag

Voortgang

Sessie 2 · 7 juli

Vervolg op sessie 1. De resterende rode taken samen doorgelopen en geprioriteerd (zwaartepunt: de double order-bug bij De Waal). Daarna verschoof het gesprek naar de kern: het planningsprobleem is niet op te lossen door alleen per klant taken na te lopen — de werkwijze zelf is waarschijnlijk het probleem. Besluit: niet zelf iets nieuws verzinnen, maar een bewezen methodiek zoeken. Stefan start daarvoor een breed AI-onderzoek in een aparte sessie; lukt dat niet, dan een externe partij. Tot er een methodiek ligt werken ze zoals nu.

ACTIEPUNTEN

Wat er uit de tweede sessie kwam

Acht concrete vervolgacties met eigenaar en moment.

1 Double order-bug De Waal. Oorzaak sluitend maken met de toegevoegde logging en de fix afronden/in productie nemen. Hoogste prioriteit; meerdere De Waal-taken hangen hiermee samen. Agusdeze week

2 Klaarstaande deploys naar productie. Voorrang Farmé; staat al dagen klaar, steeds schuift er iets urgenters tussendoor. Agusdeze week

3 Farmé-contactpersoon bellen. Verwachtingen managen en tijd/ruimte kopen. Stefanvandaag

4 Onderzoek methodiek starten. Breed AI-onderzoek (meerdere modellen) naar een bewezen werkwijze en taakmanagement voor een bureau als het hunne, op basis van de opgenomen context. Bewust in een aparte sessie. Stefanvandaag starten

5 Riot Byte-onboarding VSM voorbereiden. Benodigde toegang/omgevingen uitzoeken en inrichten, overdracht klaarzetten (repo, applicatie, werkwijze). Online meeting van ca. 2 uur. Agusvoor de meeting morgen

6 Hand-out Riot Byte-gesprek. Rode draad/rapport voor de meeting maken; optioneel een HTML-onboardingrapport voor Agus. Stefanvoor de meeting morgen

7 GitLab-token vernieuwen. Artifact / Rode Cleaner; verloopt automatisch, geldig tot 4 augustus. Stefanvolgende week

8 Toekomst van ClickUp. Twijfel over ClickUp op langere termijn (o.a. zwakke Git-integratie), maar bewust geen besluit nu — eerst de methodiek, software mogelijk als latere tussenstap. Stefan + Agusopen punt

Toetsbaar

Succescriteria

Open taken van Agus van 105 naar 40 of minder binnen 2 wkn
Geen taken in reviewstatussen ouder dan 30 dagen binnen 2 wkn
Weekbespreking gehouden, Nu-lijst van maximaal 7 4 wkn op rij
Elke nieuwe taak heeft datum, prioriteit en afspraak-referentie steekproef na 2 wkn
PM-gesprek gevoerd en besluit over de kandidate binnen 4 wkn
Rolverdeling top-5 klanten op papier binnen 4 wkn
Coach-kennismaking gepland binnen 6 wkn

Bronnen: restaurantgesprek van 2 juli · ClickUp-analyse van 3 juli 2026. Wijzigingen in ClickUp volgen pas na de triagesessie, per besluit.